Capítulo 2 – Recursos para Produção de Planilhas

Tópico 1 – Formatação

O Microsoft Excel disponibiliza recursos para formatação da planilha de diversas formas: fonte, bordas, cores, número. No vídeo abaixo mostra o exemplo de uma planilha de controle do Orçamento Doméstico. Observe que esta planilha está organizada como uma tabela semelhante a uma tabela no Microsoft Word. Na linha 1, definimos um título com sombreamento e bordas nas células. Em seguida, organizamos duas tabelas, uma com as despesas fixas e outra com as despesas variáveis. Preenchemos linha por linha com o nome da despesa e o valor da despesa. No final da tabela totalizamos os valores das despesas fixas e variáveis. 

Observe que o nome deste arquivo chama-se Exemplo 1 e o nome desta planilha chama-se Planilha 1. Uma pasta no Microsoft Excel pode ter uma ou mais Planilhas. 

Menu - página inicial

Para realizarmos a formatação de fonte, bordas, sombreamento e dos números utilizamos o menu Página Inicial que apresenta os recursos de formatação, entre outros recursos.

Localizado conforme demonstra o vídeo abaixo:

Seleção da células

A seleção das células a serem formatadas é o primeiro passo para iniciarmos o processo de formatação. Vamos observar o vídeo abaixo, onde temos uma área da planilha selecionada que compreende da linha 4 até a linha 16 e as colunas A e B correspondentes a estas linhas. Esta área da planilha está selecionada e a partir desta seleção conseguimos fazer as formatações necessárias nestas células especificamente. É importante observar que as alterações feitas pelas formatações são realizadas somente na área selecionada. As áreas que não estão selecionadas não receberão alterações de formatação. Após a seleção das células selecionadas podemos formatar a fonte, o parágrafo e os estilos.

Formatação de fonte

A formatação de fonte permite:

• alterar o tipo e o tamanho da letra;
• alterar para maiúsculas ou minúsculas;
• alterar para negrito, itálico, sublinhado, tachado, ^sobrescrito ou _subscrito;(imagem ao lado) 
• alterar os efeitos de tipografia;
• a cor de realce do texto;
• a cor da fonte, bem como, limpar toda a formatação. 

Exemplos:

Formatação do parágrafo

Formatação dos estilos

A formatação dos estilos mostra um conjunto de formatações de parágrafo que já estão pré-definidas no Microsoft Excel e que são identificadas por nomes específicos como: Texto Normal, Título 1, Título 2, Título 3, Corpo do texto, Título, etc. Os estilos facilitam a formatação dos parágrafos porque já estão configurados previamente com um conjunto de formatações.

Tópico 2 – Fórmulas

O Microsoft Excel não é somente uma tabela onde inserimos números em colunas e linhas. Podemos usar o Microsoft Excel para analisar esses números, fazer cálculos, localizar totais para uma coluna ou linha de números, mas também podemos fazer cálculos mais complexos como elaborar planilhas para problemas de matemática, estatística e engenharia.

Disponibiliza também uma variedade de funções pré-definidas que efetuam uma série de cálculos ou outras ações relacionadas às planilhas. Uma função tem uma sintaxe específica para ser reconhecida como função e não como qualquer outro texto dentro da planilha. Isto é, o software somente entende como função aquela digitação que inicia com o caractere = que é seguido por números, operadores matemáticos e funções. Por exemplo, o cálculo (2*3+5) para ser interpretado no Microsoft Excel como uma fórmula precisa iniciar com o sinal de = da seguinte forma =(2*3+5). Dessa forma o Microsoft Excel executa as operações matemáticas e mostra na planilha o resultado do cálculo. Se não for inserido o sinal de = no início da fórmula, o Microsoft Excel não compreende que se trata de uma fórmula, e consequentemente, não executa o cálculo. 

Partes de uma fórmula no Microsoft Excel

As partes de uma fórmula no Microsoft Excel são funções, referências, operadores e constantes.
Podemos utilizar uma variedade de funções pré-definidas (soma, contador, raiz quadrada, entre outras); podemos fazer referências a outras células da planilha, ou sequência de células; podemos utilizar operadores aritméticos, lógicos e matemáticos; bem como, podemos utilizar números constantes.

Uma função retorna o valor definido na função. As referências retornam o valor que está inserido na célula, por exemplo, A2. As constantes são números ou valores de texto inseridos diretamente em uma fórmula como, por exemplo, o número 546. E, os operadores são os operadores aritméticos, de comparação, de concatenação de textos e de referência.

Uma constante é um valor que não é calculado, isto é, um valor que sempre permanece com o mesmo conteúdo. Por exemplo, uma data 12/08/2016; o número 546 é uma constante que não muda dentro da fórmula, e o texto "Introdução ao Microsoft Excel 2016" é um conjunto de caracteres que para o Microsoft Excel é uma constante.

Os operadores especificam o tipo de cálculo que desejamos efetuar nas células selecionadas. O Microsoft Excel segue o padrão de prioridades conforme as regras matemáticas. Há quatro tipos de operadores de cálculo para ser realizado no Microsoft Excel: aritmético, de concatenação, de comparação e de referência.

Operadores aritméticos

Utilizamos operadores aritméticos para realizar as operações matemáticas básicas, como adição, subtração, multiplicação e divisão. 

Operador de concatenação

Utilizamos o operador de concatenação 'E' comercial (&) para concatenar (associar) uma ou mais cadeias de texto para escrever um único texto. 

Operadores de comparação

Utilizamos os operadores de comparação para analisar dois ou mais valores. O resultado da operação de comparação é um valor lógico, verdadeiro ou falso. 

Operadores de referência

Utilizamos os operadores de referência para combinar intervalos de células para cálculos com estes operadores.

Ordem dos cálculos

Assim como na matemática, é importante observar a ordem na qual o cálculo é executado no Microsoft Excel porque esta ordem altera o resultado dos cálculos. Então é importante compreender a prioridade dos operadores matemáticas para termos o resultado desejado.

As fórmulas calculam os valores de acordo com a ordem que organizarmos os operadores. Uma fórmula no Microsoft Excel sempre inicia com o sinal de igual (=) e o Microsoft Excel interpreta os caracteres depois do sinal de igual como uma fórmula ou função. Depois do sinal de igual estão as partes da fórmula que serão utilizadas para a realização do cálculo matemático: os números e operadores.

Os números podem estar representados a partir de variáveis ou de constantes, isto é, como constantes ou referências a células, como por exemplo

=A1 + 5

Onde o A1 faz referência ao conteúdo que está na linha 1 e coluna A (célula A1), o sinal de + significa o operador de adição e o número 5 significa o valor constante 5.

As partes da fórmula são separadas pelos operadores matemáticos e o Microsoft Excel calcula a fórmula da esquerda para a direita, de acordo com a ordem específica para cada fórmula e a precedência dos operadores como na matemática.

Se utilizarmos mais de um operador em uma única fórmula, o Microsoft Excel 2016 executará as operações na ordem mostrada na tabela abaixo. Se uma fórmula contiver operadores com a mesma precedência (por exemplo, se uma fórmula contiver um operador de multiplicação e divisão), o Microsoft Excel avaliará os operadores da esquerda para a direita.

Precedência dos operadores

Para alterar a ordem

Para alterar a ordem da precedência dos operadores, precisamos inserir parênteses na parte da fórmula a ser calculada em primeiro lugar. Por exemplo, a fórmula a seguir retorna 11 porque o Excel executa a multiplicação antes da adição. A fórmula multiplica 2 por 3 e, em seguida, soma 5 ao resultado.

 =5+2*3

Por outro lado, se utilizarmos parênteses para alterar a sintaxe, o Microsoft Excel somará 5 e 2 e, em seguida, multiplicará o resultado por 3 para produzir 21.

 =(5+2)*3

Barra de fórmulas

O Microsoft Excel possui um conjunto de fórmulas pré-definidas e que podem ser utilizadas a partir da barra de fórmulas que é composta por três partes, a saber: a primeira parte mostra o endereço da célula em que a fórmula está sendo inserida, por exemplo, B4 (significa a célula da linha 4 e da coluna B). Após a escolha da célula para inserir a fórmula, é necessário acessar o botão inserir função, também na barra de fórmula. Esse botão abre uma janela chamada inserir função onde podemos pesquisar pela fórmula por categorias (Financeira, Data e Hora, Matemática e Trigonométrica, Estatística, Pesquisa e Referência, Banco de Dados, Texto, Lógico, Informações e Engenharia), ou selecionar a função diretamente na caixa de funções. 

As funções recebem parâmetros que são os endereços das células que serão utilizadas para a realização do cálculo. Por exemplo, para termos o total de despesas do orçamento doméstico utilizamos a função soma ( ) como mostrado no vídeo abaixo. Esta função utiliza como argumento da função para realização da operação soma o intervalo de células entre a B4 até a B18, como segue: soma (B4:B18). Desta forma, o Microsoft Excel efetua a operação soma com os valores da célula B4 até a célula B18, totalizando o valor das despesas fixas do orçamento doméstico.

No entanto, se necessitarmos somar apenas algumas células específicas, a sintaxe dos argumentos na função precisa ser alterada. A alteração diz respeito ao uso da pontuação nos argumentos da função como mostrado a seguir: soma (B4;B17). Este exemplo mostra a soma somente entre as células B4 e B17 que representam o valor do colégio e da mesada das crianças. Nesse caso, a função soma é utilizada com um ponto e vírgula para que seja considerado na soma somente o valor da célula B4 e o valor da célula B17.

Importante

Para efetuar a operação entre todas as células da seleção, utilizamos os dois pontos : entre a célula inicial e a célula final. Exemplo: soma(B4:B18) executa a soma entre todas as células no intervalo entre a célula B4 até a célula B18.

Para efetuar a operação apenas entre uma célula e outra célula, utilizamos o ponto e vírgula ; entre a célula inicial e a célula final. Exemplo: soma(B4;B17) executa a soma entre a célula B4 e a célula B17, exclusivamente.